How to sessie - Leren over innoveren binnen de organisatie

Nieuwsbericht | 22-11-2024 | 10:00

Zeker in deze tijd moeten we scherpe keuzes maken over hoe we onze doelstellingen willen halen. Hoe doe je dat? Steeds meer rijksorganisaties hebben hiervoor een innovatieagenda’s en werken met innovatieportfolio’s: overzichten van de innovatietrajecten en innovaties waar de organisatie de focus op legt. Sommige organisaties ontwikkelen en gebruiken ook een innovatieportaal of innovatieplatform: een digitale plek waar de innovaties van een organisatie bij elkaar gebracht worden en inzichtelijk gemaakt. Deze en andere instrumenten zijn nuttig en kunnen helpen om bij de governance van innovatietrajecten – dat is namelijk een hele uitdaging, met name voor grote organisaties.

Deze sessie gaf een inkijkje in hoe verschillende publieke organisaties omgaan met focus en sturing van innovatie. Steven Hanekroot, Fandi Pawiroredjo, Amy Gottenbos en Sonja Karstens hielden een korte pitch over de aanpak van respectievelijk de Politie, Defensie, FIOD en Rijkswaterstaat. Vervolgens gingen de deelnemers in break out sessies met elkaar in gesprek.

Er lijkt behoefte aan een Rijks Innovatie Uitvoeringscentrum: een club mensen die advies kunnen geven en kunnen kijken waar interessante koppelingen tussen overheden liggen. In het slotgesprek kwam onder meer het belang van een gezamenlijke taal aan de orde.

Wat verstaan we onder innovatie en innovatieportfolio’s? Wat bedoelen we met project, standaardisatie, roadmap? Check dat iedereen het over hetzelfde heeft als je afspraken maakt over focus en sturing.

Daarnaast worstelen organisaties met inzicht verkrijgen in de kosten (financiering) en baten (opbrengsten) van innovaties – en hoe je kosten en baten tegen elkaar afweegt? Tip: kijk hierbij naar de relatie tussen verwachte impact en effort. Hoe meer impact je verwacht van een innovatie, hoe hoger de effort (tijd, kosten) mag zijn. 

De sprekers

• Steven Hanekroot is betrokken bij de ontwikkeling van het innovatieportaal van de politie. Deze is ontwikkeld toen bleek dat de 12 politie eenheden vaak met gelijksoortige innovaties bezig waren- overzicht en inzicht bleek nodig. Op het innovatie portaal staan de belangrijkste innovatie projecten en wie waar mee bezig is, waardoor mensen elkaar kunnen vinden rond gezamenlijke onderwerpen. Samenwerking neemt door deze centrale aanpak toe. Plus inzicht in: waar geeft de ene gas op, waar geeft de ander gas op, wat laat ik aan de ander? De politie gebruikt het innovatieportaal nu ook om te sturen. Zo komt een innovatieproject pas in aanmerking voor financiering als het op het portaal staat- en daarvoor moet het project aan criteria voldoen. Tip van Steven: gebruik voor prioritering de “MoSCoW-method” (even googelen!)

• Amy Gottenbos vertelt dat FIOD een innovatielab heeft dat werkt met het innovatie volwassenheidsmodel Innovatie Maturity Scan | Innoveren met impact | Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (rijksorganisatieodi.nl). Ze werken net als de politie met innovatie portfolio’s en streven naar een diverse palet van innovatietrajecten gericht op de drie horizons van innovatie van McKinsey. Dat is een strategisch kader dat helpt om de focus steeds af te stemmen tussen de behoeften van vandaag (horizon 1) en de toekomstige staat van het bedrijf (horizon 3), én de stappen die daartoe leiden (horizon 2). Op dit moment staat het innovatie lab voor de vraag of zij een Innovation Board zullen instellen, met welke mandaat en rol.

• Fandi Pawiroredjo werkt bij Mindlab van Defensie. Vijf jaar geleden kwam voor het eerst het idee van een Innovatieplatform daar op, in 2021 ging het live en de afgelopen jaren is het steeds verder uitgebreid. Met simpele zoektermen vond je toen een collega met de kennis die je zocht. Sindsdien is het aantal innovatieprojecten op het platform sterk gegroeid en nu staan ze in feite voor een ‘opschalingsvraag’: hoe behouden we de waarde van het platform als het zo sterk groeit? En hoe richten we een goede governance structuur in?

• Sonja Karstens van RWS werkt sinds 4 jaar met een innovatieagenda met als motto: samen sneller en met focus innoveren. In het begin probeerde RWS een overzicht te maken van alle innovatietrajecten en kwam men al snel op meer dan 400. Er bleek wel behoefte aan overzicht en inzicht, maar dan moet je het wel actueel houden. Zo willen de mensen die bij de productie werken graag inzicht in wat er in de pijplijn zit, om erop te kunnen anticiperen. Overzicht is ook belangrijk om te kunnen bepalen voor een bepaalde thema- neem ‘bruggen’- op welke onderwerpen uit het de roadmap veel innovatiekracht zit, en op welke onderwerpen het juist nodig is wat innovatiegas bij te geven. Governance is ook hier een uitdaging en de vraag wie moet mag prioriteren, wie is eigenaar van wat? RWS werkt aan een eenvoudig innovatie dashboard, met enkele items waar je kunt sturen. Sonja ziet kansen voor samenwerking. Veel overheidsorganisaties zijn bezig met de ontwikkeling van innovatie portfolio’s. Zo ontstaan inzicht in de inhoudelijke onderwerpen -ICT, nieuwe manieren van werken (sociale innovatie) - waar we allemaal voor staan, mogelijk helpt dit inzicht ons om meer samen op te trekken? En ook op procesniveau kunnen we van elkaar leren: Politie en Defensie hebben beiden een prachtig Innovatieplatform, en zijn bereid hun kennis over de totstandkoming ervan te delen.

Tien tips over focus uit de sessie die we je niet willen onthouden:

1. Start, om meer focus aan te brengen in innovatie activiteiten, met het ophalen van kennis, ervaringen en beschikbare werkwijzen en modellen bij collega-organisaties die al langer bezig zijn op het gebied van creëren van overzicht en inzicht.
2. Check en spreek af wat de organisatie bedoelt met kernbegrippen, ontwikkel een gezamenlijke taal. Definieer innovatie daarbij met elkaar goed (er zit een grijs gebied tussen ontwikkelen en innoveren), zodat eenduidig wordt wat je wel en niet opneemt in het innovatieportfolio.
3. Een innovatieportfolio/ platform kan meerdere functies vervullen: Kennis over innovaties delen tussen innovatoren, inspireren, mensen uit de productie laten zien wat er mogelijk is en daarmee een pull creëren en het biedt een basis om te sturen en te prioriteren. Hoe je het inricht en hoe je erop gaat sturen hangt sterk samen met de functie die het primair heeft, denk daar goed vooraf over na!
4. Achteraf opschalen van een Innovatieplatform blijkt lastig- en vaak is er ook niet voor begroot. Neemt daarom bij het ontwerp ervan meteen de vraag mee op welke schaal je het platform wilt ontwikkelen en waarom.
5. Keep it simple en zorg voor samenhang! Een innovatieagenda met 24.640 prioriteiten biedt geen echte focus; een dashboard met 31.476 indicatoren evenmin. Werk niet met losse instrumenten, maar koppel ze aan elkaar tot één logisch ‘innovatie proces’. Een innovatie agenda, portfolio’s, Innovatieplatform, innovatieboard en innovatie lab, moeten in logische relatie tot elkaar staan en als één geheel functioneren.
6. Het gevuld krijgen van het innovatieportfolio is een uitdaging en het bijhouden ook. Realiseer je daarbij dat sommige data in het innovatieportfolio lastig boven tafel te krijgen is. Zorg voor een actief team van moderatoren om de organisatie aan te sporen en te helpen met het invullen van het innovatieportfolio. Het verplicht stellen omdat er anders geen besluiten genomen worden over de innovatie of je geen geld krijgt helpt daarbij zeker.
7. Neem een kosten-baten analyse mee als criterium – kijk daarbij naar de verhouding tussen impact en effort. Grote impact verwacht? Dan is veel effort (kosten, tijd) verdedigbaar.
8. Dashboard is een handige tool om inzicht te kunnen bieden over de innovaties in portfolio. Echter, een valkuil is om het gesprek hieromtrent te beperken tot de meetpunten in een dashboard. Het zou vooral moeten uitnodigen om het gesprek aan te gaan, wat breder zou moeten zijn dan louter de enkele meetpunten in een dashboard (zoals de toegevoegde waarde van een innovatie).
9. Iedereen heeft overzichten of dashboards van de innovaties waar de focus op ligt. Ook vanuit een visie. Zorg ervoor dat ze inzichtelijk zijn voor anderen zodat je meer betrokkenheid vanuit de medewerkers krijgt, zodat innovaties van ons allemaal zijn.
10. Het werken met innovatieportfolio’s neemt binnen de overheid een vlucht. Als we die naast elkaar leggen biedt dit kansen om samen te werken en kan het ook bijdragen aan de taakstelling door efficiënter te innoveren.