How to sessie - Opschalen en impact van innoveren: zicht op het einddoel
Over padvinders en padbouwers of "begin with the end in mind". En tien tips uit de sessie.
Op maandagochtend 11 november vond de tweede online How to-sessie over innoveren plaats, met ruim 120 deelnemers van diverse ministeries en overheidsorganisaties. Onder leiding van Pepijn Nicolas werden ervaringen en uitdagingen besproken rondom het opschalen van innovaties.
Marjolein van der Klauw van Rijkswaterstaat (RWS), Kathleen Torrance van de Rijks Innovatie Community (RIC), vanuit haar ervaring bij het AWTI en Steven Hanekroot van de Politie hielden een korte pitch over hun ervaringen. Vervolgens gingen de deelnemers in break out sessies met elkaar in gesprek.
In het slotgesprek kwam aan de orde:
- dat het veel minder om techniek zou moeten gaan en veel meer over de mensen. Mensen die het echt moeten gaan doen bewust maken niet alleen van het wat maar ook van het waarom, innovaties vragen soms echt een organisatieverandering en de inzet van organisatieantropologen.
- Ook het op een goede manier schakelen tussen verschillende niveaus (organisatie-portfolio-individuele innovatie) en kijken wat wanneer waar handig is, is van belang. Verschillende organisaties (UWV, Politie) hebben het probleem dat er heel veel goede ideeën zijn en er enthousiast geïnnoveerd wordt, vooral met technische innovatie (apps etc.) maar dat het niet lukt te kiezen welke wel en niet in gebruik genomen worden.
- We werken bij de overheid grotendeels nog precies als 20 jaar geleden werd er gezegd. En topmanagement ziet vaak niet de noodzaak om te veranderen. Steun en betrokkenheid van de top zijn cruciaal om de opschaling van innovaties voor elkaar te krijgen.
Er volgen nog 2 how to sessies deze maand (iedere maandagochtend om 9.00) we andere delen van het innovatieproces belichten. Deel je ervaringen, leer van anderen en inspireer elkaar! Ben jij er ook bij?
Een tipje van de sluier van deze sessie:
- Marjolein van der Klauw vertelde over het IUP proces: IUP (innoveren, uniformeren en produceren) is in 2019 door het bestuur bij RWS geïntroduceerd, omdat het bestuur zag dat er meer nodig is om innovaties breed in de organisatie te krijgen, daarom de stap uniformeren tussen innoveren en produceren geplaatst. Goed plan in theorie, maar de praktijk blijft weerbarstig, vooral de stap van uniformeren. Marjolein heeft met een team gewerkt aan een IUP wijzer om mensen te ondersteunen de stappen te doorlopen. De drie grootste struikelblokken bij RWS in haar ogen zijn:
- het te laat betrekken van de stakeholders die je nodig hebt bij de implementatie van de innovatie
- het gebrek aan goed opdrachtgeverschap
- duidelijke governance voor besluitvorming in innovatieprojecten
-
Kathleen Torrance nam het stokje over. Zij is overgestapt van denken over innovatie, naar doen bij het RIC. Vanuit haar rol bij AWTI was zij projectleider van een adviestraject naar opschalen van innovatie. Volgens Kathleen is het belangrijk om stil te staan bij de vraag wat opschalen eigenlijk is. Implementeren is één vorm, verspreiden van iets dat al is geïmplementeerd, bijvoorbeeld naar een andere afdeling of organisatie, is iets anders. Het kan ook zijn dat er iets beschikbaar is (een product, een dienst, etc.) en dat je wilt bereiken dat er veel meer mensen gebruik van maken. In dat geval is het nuttig om na te gaan hoe je innovatie scoort op vijf criteria die bepalen of mensen het willen gebruiken (Rogers, 2003). Namelijk: groot voordeel ten opzichte van hoe je het nu doet, verenigbaar met bestaande gewoontes en gedrag, makkelijk te gebruiken, het geeft zichtbare resultaten en je kunt het van te voren uitproberen. Daarnaast stelt Kathleen dat opschalen niet altijd mogelijk is of de beste optie. Het alternatief? Bedenk vooraf wat je wil en op welke schaal. Zet schaling dus in het allereerste draft. En bedenk: voor opschalen zijn andere skills nodig dan voor de beginfase van innovatie (ideeën generatie, experimenteren). Check of het team waarmee je begon ook de goede samenstelling heeft om opschaling voor elkaar te krijgen en stel desnoods bij!
- Steven Hanekroot was de laatste pitcher en legde drie problemen en drie oplossingen voor. Veel mooie experimenten en pilots, implementeren blijft lastig. Nummerplaatherkenning heeft 5 jaar geduurd voordat het netjes in de processen en financiering zat, maar werd al volop gebruikt. Een ander probleem is dat er telkens nieuwe dingen bij komen, maar niets weggegooid wordt. bij innoveren hoort ook dat je regelmatig je kledingkast opruimt: je kunt niet alleen maar innovaties blijven toevoegen.We moeten samen opruimen. Aan ICT producten heeft de politie 2600 dingen in beheer. Daarom hebben we innovatieportfoliomanagement bedacht: kijken hoe het oude zich met het nieuwe vergelijkt. Een vraag die we onszelf moeten stellen is of we ook echt willen innoveren? Soms is het ook een kwestie van imago: vooral veel experimenten laten zien, en kijk eens hoe innovatief we zijn. We kunnen bij innoveren risico’s reduceren met faalfactoranalyse. Daarmee kunnen we het slagingspercentage verhogen van 20% naar 80%.
Tien tips over opschalen uit de sessie die we je niet willen onthouden:
- Start met zicht op het einddoel en houd dat voortdurend in de gaten, begin with the end in mind (misschien hoef je dan helemaal niet op te schalen!). Denk groot, begin klein. Goed bewust zijn van verschillende fases en de fase waar je in zit.
- Organiseer stakeholder management en sponsoring/ ambassadeurs in de top, vanaf de start van een innovatief traject: wie heb ik nodig, met hoeveel sterren op de revers, om echt iets voor elkaar te krijgen?
- Betrek de echte eindgebruikers vroegtijdig, maar ook de manager die daarvoor verantwoordelijk is. Ga daarbij op zoek naar die ene collega in de productie die positief is ingesteld, en snel enthousiast wordt van nieuwe kansen en liaison kan zijn richting de anderen.
- En daarmee samenhangend: Investeer tijd in het doorgronden van het primaire proces. Meer pull creëren door doelstellingen in de scope te krijgen van de organisatie (beleid) en projecten. Innovatie is eigenlijk een tweeassig karretje: je hebt duwers en trekkers nodig. Met goed doorspreken van wensen en mogelijkheden met collega’s aan de productie kant blijkt dat er vaak meer vraag is en meer kan dan je denkt. Leer elkaars belangenarena kennen, dan is het ook makkelijker om tot een gemene deler te komen.
- Implementeren zit voor het grootste deel aan de menskant en voor een klein deel in de techniek: betrek de juiste mensen, Besteed veel aandacht aan hoe het in de organisatie te krijgen. Laat bijvoorbeeld organisatieantropologen aansluiten.
- Verschillende fases vragen verschillende competenties, wees daar alert op en handel daarnaar, ook bij het samenstellen van het team. Daarbij wordt gepleit voor aandacht voor innovatie (en implementatie ervan) in onboardingstrajecten voor nieuwe medewerkers. Innoveren is mensenwerk, en dan moet je bij de overheid mensen met de goede skills aannemen- ook in top posities. Naast padvinders ( creatief innoveren) zijn ook / meer padbouwers nodig die zorgen dat innovaties in het systeem terecht komen.
- Stel jezelf de vraag: Wat heeft de groep in de volgende fase nodig om verder te kunnen? Daar meer op inspelen dan nu vaak gebeurt.
- Mensen in projecten willen vaak wel helpen, maar weten niet hoe en hebben geen tijd: richt een soort vliegende hulpbrigade in die projecten helpt met innovaties toe te passen.
- Trek samen op! Vanuit verschillende departementen samenwerken aan opschalen van innovaties genereert meer slagkracht. Dan kun je regelgeving makkelijker veranderen (bv drones als vooruitgeschoven ogen door NVWA, politie en RWS).
- Het implementeren van innovaties vraagt ook ‘gewoon ‘om goed project management!