Innoveren vraagt om een gestructureerd proces- en daar is iNova voor
In gesprek met Johan Schuringa en Dounia Ouchene van Innovation Office iNova.
“Door iNova is innovatie echt een bedrijfsproces geworden” stelt Johan. “We hebben als organisatie via iNova ruimte gecreëerd om te experimenteren en om flexibel te kunnen bijsturen.
iNova, dat is de 'innovation office’ van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), gestart in 2022. De ‘i‘ staat natuurlijk voor innovatie, maar ook voor ‘ik’ om ondernemerschap bij de medewerker te benadrukken. En NOVA staat voor iets nieuws! Het plan voor een eigen innovation office ontstond na een nulmeting in 2021. Daaruit bleek dat RVO behoefte had aan meer structuur voor de eigen innovatie activiteiten. Want RVO helpt met haar publieke dienstverlening ondernemers om te innoveren, maar moet natuurlijk zelf óók innoveren om deze dienstverlening toekomstbestendig te houden. En daar is dus iNova voor.
De missie van iNova is om de innovatieve capaciteit van RVO te versterken, en om te investeren in het innovatief vermogen van haar medewerkers. iNova is begonnen met de ontwikkeling van een innovatievisie, waarin staat omschreven hoe innovatie bij RVO wordt gepositioneerd, georganiseerd en bestuurd. Daarna volgde snel het ‘innovatie framework’, als structuur voor het innovatieproces. En bijbehorend innovatie trainingen voor collega’s. Anderhalf jaar later is de structuur van het innovatieproces duidelijk en dat geeft vertrouwen. Innoveren is bij de RVO niet langer afhankelijk van toeval en het initiatief van enkelen, maar volgt een gestructureerd proces. Hierdoor is er meer steun voor innovatie, komen innovatieve ideeën vaker tot wasdom, en ontstaat richting en focus voor de innovatie activiteiten.
iNova werkt samen met vier dynamische innovatie-hubs: de Agro Hub, Digitale Innovatie Hub, Data Innovatie Hub en de Innovatie & Analytics Hub. Deze hubs vormen een krachtig innovatienetwerk binnen RVO, bestaande uit ongeveer 50 gedreven professionals. Hierdoor ontstaat uniformiteit en wordt de samenwerking versterkt. iNova vervult hierbij een ondersteunende rol en levert expertise via ervaren innovatieontwerpers.
Eerste resultaten iNova al zichtbaar
“We zijn vertrokken vanuit de ambitie dat RVO een innovatieve en wendbare organisatie wil worden. We zijn trots op de positieve ontwikkelingen en resultaten tot nu toe. Hoe de innovatiekracht van RVO er nu voor staat ten opzichte van 3 jaar geleden, onderzoeken we op dit moment met een 1-meting” aldus Johan. De betrokkenheid van medewerkers bij innovatietrajecten en hun behoefte aan een ontwerpende aanpak is volgens Dounia ook een duidelijke indicatie dat de organisatie op de juiste weg is naar professionalisering en effectiviteit in het innovatieproces.
Structuur en datagedreven innovatie geven vertrouwen
Sinds de oprichting van iNova heeft RVO een duidelijke cultuurverandering doorgemaakt. Medewerkers zijn actiever betrokken bij innovatietrajecten, mede dankzij de aanpak. Het innovatie framework biedt houvast en zorgt ervoor dat innovaties doordachter en effectiever worden. Het stelt innovatieteams in staat om keuzes te maken over hoeveel waarde een innovatie toevoegt, door moeten gaan, itereren, maar ook of ze moeten stoppen. Dounia geeft aan; “Medewerkers herkennen het belang van ontwerpend werken. In plaats van direct naar oplossingen te springen, leren medewerkers nu eerst het probleem grondig te analyseren, wat leidt tot betere resultaten.”
De gekozen structuur helpt ook om de voortgang van innovaties te monitoren. Zo omvatte het experiment met Microsoft Copilot voor Office 365 vooraf metingen om de impact later te kunnen te beoordelen. "Het rapport over dit experiment is in oktober gepubliceerd. We leren niet alleen zelf, de inzichten uit dit experiment kunnen ook weer door andere organisaties gebruikt worden” zegt Johan hierover.
Een ander essentieel aspect van de innovatiecultuur bij iNova is de focus op bewijsgedreven innoveren. Dounia vertelt dat “door te werken met duidelijke aannames en hypotheses, en deze tijdens het traject te toetsen, kunnen we tijdig beslissen of een innovatie succesvol is of niet. Dit geeft ons de mogelijkheid om in elke fase te stoppen.” Johan vult hierop aan: “Een project stoppen zien we niet als falen, maar als een kans om te leren en verder te groeien in innovatie”.
"Innovatie is nu een vast onderdeel van ons werkproces, met ruimte om te experimenteren waarbij we flexibel kunnen bijsturen. Het vermogen om los te laten wat niet werkt, is cruciaal om vooruitgang te boeken.", stelt Johan.
Niet opnieuw het wiel uitvinden, wel lessen benutten
"Bij publieke dienstverleners hoeven innovaties niet altijd baanbrekend te zijn; het effectief en breder implementeren van bewezen oplossingen is vaak belangrijker” aldus Johan en Dounia.
We moeten voorbij het ‘Not Invented Here’-syndroom zien te komen. Oftewel: als iets elders al is ‘uitgevonden’ hoeven we niet zelf opnieuw te beginnen. We kunnen ook beter leren van wat er elders al is uitgezocht. Een voorbeeld van dat laatste is het experiment van de Innovation & Analytics hub, die een oplossing heeft ontwikkeld om één van onze bedrijfsprocessen te versnellen. Dat innovatietraject is gestructureerd aangepakt, leidde tot heldere conclusies, is geïmplementeerd en zeer succesvol. Toch merkten Johan en Dounia dat zelf intern sommigen aarzelen om de resultaten van het experiment te accepteren en het experiment willen herhalen.
Gelukkig zien ze ook wel een verschuiving naar meer vertrouwen in de resultaten van gestructureerde experimenten. De focus moet dus liggen op lerend doen, adaptatie en samenwerking. De lessen uit de diverse trajecten, deelt iNova met ketenpartners zoals EZK, de NVWA en de KvK, zo kan iedereen profiteren van geleerde lessen. Tijdens bijeenkomsten zoals INNOvember, zien we hoe anderen het aanpakken.
iNova wordt inmiddels ook door collega-organisaties zoals de Algemene Rekenkamer, Belastingdienst, DUO, maar ook Provincies benaderd om hun aanpak te delen.
Weerstand benoemen om het te kunnen overwinnen
Wij proberen de mensen die direct impact hebben op een innovatie al vroeg bij het project te betrekken. Niet alleen de gebruiker, die centraal staat, maar ook andere belangrijke stakeholders. Bij een specifiek project, waar een AI-algoritme werd ontwikkeld, stuitten ze op veel weerstand van gebruikers. Om dit te overwinnen, organiseerden ze een workshop met ondersteuning van het Innovation Growth Lab: Een internationale samenwerking en partnership tussen innovatie agentschappen in de publieke sector. In de workshop werd de weerstand benoemd en manieren gezocht om deze te weg te nemen.
Daarnaast heeft iNova een organisatie-socioloog in het team die hen helpt bij het ontwikkelen van beïnvloedingsstrategieën en bij het begrijpen van normen en waarden binnen de organisatie. Feedback van gebruikers wordt serieus genomen, wat onderdeel is van hun ontwerpende aanpak.
Inspiratie tijdens INNOvember 2020 leidde tot de invulling van innovatie trainingen
De incompany innovatie trainingen van iNova zijn geïnspireerd door een workshop van RIC met professor Ferdinand Jaspers van het Erasmus Center voor Entrepreneurship tijdens INNOvember 2020. RVO nodigde hem uit om hierover verder na te denken en hebben samen met hem de training ontwikkeld. De eerste groep mensen is in 2021 getraind en een deel van deze mensen hebben iNova opgericht.
De trainingen die in samenwerking met Jaspers door iNova worden aangeboden, zijn essentieel voor de professionalisering van innovatie binnen RVO. Deze aanpak helpt de medewerkers om met een gemeenschappelijke taal en visie aan innovaties te werken, wat de wendbaarheid van RVO verder versterkt. Inmiddels hebben 155 medewerkers de trainingen gevolgd, en de inhoud wordt steeds aangepast om aan de veranderende behoeften van de organisatie te voldoen.
Kennis delen en samenwerken voor de toekomst
iNova heeft 62 innovatietrajecten mogelijk gemaakt in de afgelopen jaren en een stevige basis gecreëerd voor verdere innovatie binnen RVO. Johan en Dounia zijn trots op de manier waarop deze innovaties zijn ontwikkeld, vaak met behulp van een ontwerpende aanpak. Projecten zoals Microsoft Copilot laten zien hoever RVO is gevorderd in het veilig en gestructureerd experimenteren met Generatieve AI binnen de werkplek
“Onze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat we vertrouwen hebben in de innovaties die we ontwikkelen. Het innovation framework dat we gebruiken, straalt professionaliteit uit en is gebaseerd op Design Thinking en Lean” aldus Dounia
INNOvember 2024
Voor de komende editie van INNOvember vindt Dounia de vraag hoe we omgaan met bewijslast wanneer is een innovatie ‘bewezen effectief’ een cruciaal gespreksonderwerp. Johan noemt de samenwerking met de ontwerpwereld, via een workshop van het programma "PONT" als belangwekkend. Deze biedt unieke kansen om de kloof tussen de overheid en de ontwerpsector te overbruggen.
“Neem deel aan INNOvember! Het is dé kans om uitgebreid te netwerken met gelijkgestemden en inspiratie op te doen. Het is voor veel medewerkers een unieke kans om in contact te komen met colleges van andere organisaties en afdelingen die met soortelijke innovatie vraagstukken bezig zijn.