18 Nov november Robots, voor een mensgerichte dienstverlening

Innovatielezing georganiseerd door het ministerie van Justitie & Veiligheid in samenwerking met het RIC. 

Robots, voor een mensgerichte dienstverlening
In 2018 is de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) in haar Shared Service Center (SSC) begonnen met een innovatietraject om Robotic Process Automation (RPA) binnen de organisatie te implementeren. RPA is een softwareoplossing die repeterende, gestandaardiseerde en op regels gebaseerde handelingen automatiseert. Inmiddels zijn al meer dan 80 deelprocessen gerobotiseerd, staat er een team met zeven RPA developers en hebben de robots in 2020 meer dan 600.000 werkopdrachten verwerkt. Deze innovatie gaat gepaard met een nieuwe manier van werken waarbij nieuwe taken, nieuwe functies en een nieuw type dienstverlening is ontstaan Hiermee wordt structureel ongeveer 50.000 uur werk door robots gedaan dat anders door medewerkers uitgevoerd had moeten worden.

Hyperautomation

Hyperautomation wordt door Gartner de afgelopen jaren steevast genoemd als belangrijkste technologische trend. Hyperautomation start met de implementatie van verschillende technologieën die taken automatiseren, versnellen en analysekracht versterken. Wanneer de ingezette technologieën elkaar vervolgens versterken, is er sprake van hyperautomatisering. De inrichting van Robots binnen het Shared Service Center DJI is onderdeel van deze ontwikkeling.

Het Shared Service Center DJI ondersteunt overheidsorganisaties zoals de Dienst Justitiële Inrichtingen, de Immigratie en Naturalisatie Dienst, het Nederlands Forensisch Instituut en Justis in hun bedrijfsvoering. De inzet van Robotic Process Automation (RPA) heeft bijgedragen aan een betere en mensgerichtere dienstverlening aan de klanten van het SSC DJI.

De succesvolle toepassing van RPA bij het Shared Service Center DJI is niet onopgemerkt gebleven. Het SSC DJI was met dit onderwerp een van de 10 genomineerden voor Beste Overheidsinnovatie van het jaar 2021.

Dubbele versnelling

RPA is een softwareoplossing die repeterende, gestandaardiseerde en op regels gebaseerde handelingen geautomatiseerd kan uitvoeren. De voortdurende beschikbaarheid van de robots zorgt bovendien dat de doorlooptijd van de gerobotiseerde processen flink verkort is; een dubbele versnelling dus. Digitale transformatie bij de overheid heeft impact op de functies en banen van de toekomst én op de overheid als werkgever.

Doe je voordeel met de lessen die het SSC DJI heeft geleerd

Na de interactieve sessie, waarbij in het tweede gedeelte gelegenheid is voor vragen en gesprek, weet je wat de inzet van RPA kan betekenen voor backoffice processen van een service center en welke onderdelen daarbij kunnen, of moeten, horen. Bo Kalter en Wouter Derksen vertellen onder meer over:

De lessen die het SSC DJI heeft geleerd gedurende de implementatie en die een bijdrage hebben geleverd aan het succes van de inzet van Robotic Process Automation binnen de organisatie. Deze gelden niet alleen voor RPA, maar zijn breed toepasbaar bij innovatietrajecten. Bijvoorbeeld: Welke talenten moet je in huis halen? Vast of tijdelijk? Hoe vertel je het verhaal? en Hoe richt je de samenwerking tussen Business en IT in?
De transitie-opgave die hierbij komt kijken; welk leergeld heeft het SSC betaald? En hoe verdient de investering zich terug?
Tot slot schetsen zij ook de toepasbaarheid van RPA voor andere taakorganisaties.